El 85% de toda la información almacenada y procesada es considerada redundante, obsoleta y trivial; el 41% está desactualizada
Una de las prioridades de la sociedad es el orden y limpieza de su entorno; sabemos que la toma de decisiones es el primer paso para lograrlo, por lo tanto, es necesario entenderlo, qué es lo que está generando el mal funcionamiento del mismo.
Para la sociedad, el entorno atmosférico ha tomado gran importancia en los últimos años; el aire que se respira y los elementos que lo conforman –sean contaminantes o no– han despertado gran interés y preocupación debido a las contingencias ambientales que se han sufrido en la Ciudad de México.
En cuanto a las empresas, el entorno que tiene una similar importancia es el ‘ambiente informático’, que es el espacio en donde se deposita toda aquella información de la empresa, ya sea en espacios físicos o en la nube.
Atendiendo a la preocupación de las empresas acerca del entorno de almacenamiento, Veritas desarrolló una investigación en la cual concluyó que el 85% de toda la información almacenada y procesada es considerada ‘oscura’ o ROT (redundante, obsoleta y trivial), y que el 41% de toda la información almacenada está desactualizada (es decir, no se tocó durante tres años).
Estos resultados permitirán que las organizaciones recuerden lo importante que es tener un entorno limpio, en otras palabras, libre de datos ROT y organizada de acuerdo a sus características.
En México, el 52% de las compañías desconocen los datos que generan y almacenan, lo cual demuestra que tienen un descontrol sobre la propia información y un deterioro en su entorno.
Un efecto negativo en el entorno
Dentro de las organizaciones se ha adoptado una mentalidad de ‘guardar todo’, lo que ha dado como resultado que el número de archivos es tan grande como los agentes contaminantes atmosféricos. Lo que para el aire es el monóxido de carbono, dióxido de nitrógeno, ozono o partículas suspendidas, para las empresas estos agentes negativos son categorizados en aquellos que son redundantes, obsoletos o triviales (ROT) y los datos obscuros que son aquellos que no han sido identificados ni clasificados, según el estudio Databerg.
Al tener esta gran saturación de información de bajo valor, que puede alcanzar los petabytes, el encontrar la información cuando se necesita y proteger de manera eficaz los datos sensibles se ha vuelto una tarea difícil. Por estos motivos, y al enfrentar un entorno normativo increíblemente complejo y que cambia constantemente, la gestión de riesgos es el motivo número uno por el cual las organizaciones están invirtiendo en programas de gestión de la información.
La importancia de una buena gestión de la información obliga a actuar y comenzar a controlar el almacenamiento de nuestros entornos. Es prioridad para las empresas quitar cualquier información innecesaria y poner orden en su organización. La finalidad es, como se citó anteriormente, que la información sea encontrada en el momento y lugar donde se espera y poder tener así un mayor control y seguridad a través de una gestión correcta, la cual debe ser planificada y estructurada por grupos de expertos.
Como podemos ver, estos dos entornos tienen muchas similitudes y un funcionamiento parecido. Está en nuestras manos controlar esos agentes negativos y hacer una limpieza profunda y funcional, ya que esto permitirá a nuestras organizaciones y ciudades funcionar con limpieza, rapidez y seguridad.
No debemos olvidar que estos procesos no son inmediatos y deben estar en funcionamiento continuo para que no vuelvan a contar con estos elementos que afecten el rendimiento de la organización o sociedad, según sea el caso.
